تطبيقات ضبط مُدد استبقاء الوثائق والتصرف فيها بنُظم إدارة الوثائق والمحتوى المؤسسي

نوع المستند : مقالات مکملة لبحوث الدکتوراه والماجیستیر

المؤلفون

1 قسم المكتبات والمعلومات، كلية الآداب، جامعة المنيا

2 کلية الآداب جامعة المنيا

3 کلية الآداب -جامعة المنيا

المستخلص

تحتاج المؤسسات على اختلاف قطاعاتها وأحجامها إلى نُظم علمية لإدارة وثائقها بشكل يضمن تحكُمُها بالوثائق على اختلاف أشكالها وأنواعها، ومن دون هذه النُظم ستجد المؤسسات نفسها أمام كميات كبيرة من الوثائق والمُستندات يصعُب حفظها أو حتى الاستفادة منها، من هنا يأتي موضوع هذه الدراسة، في التعرف على آليات التحكُم في نُظم إدارة الوثائق الإلكترونية، وٌقدُراتها في ضبط مُدد استبقاءها، والتصرف فيها بما يضمن التحكم العلمي السليم بالوثائق التي تُنتجُها المؤسسات، مع تعظيم الاستفادة منها.
وقد استخدمت الدراسة المنهج الميداني التحليلي، وعدد من الأدوات المُتمثلة في : [المُلاحظات الميدانية – التفاعل المُباشر مع الأنظمة موضوع الدراسة - المُقابلات الإلكترونية]، من خلال تحديد عينة انتقائية لأبرز الأنظمة التقنية الحديثة لتقييم وتحليل المُتطلبات الفنية والوظيفية اللازمة لإدارة الوثائق وضبط مُدد استبقاءها والتصرف فيها مُتمثٍّلةً في : [ضبط البيانات الوصفية للوثائق : الميتاداتا - ضبط وتمثيل الهيكل الإداري للمؤسسة – ضبط وتمثيل مُخططات التصنيف والترميز – ضبط وتمثيل جداول وقواعد مُدد الاستبقاء]، وذلك لقياس مدى كفاءة تلك النُظم في إدارة الوثائق والتعامل مع جداول مُدد استبقاءها، والتعرف على آليات تطبيقها لضوابط ومُحددات مُدد استبقاء الوثائق والتصرف فيها، مع قياس مدى التكامل المعياري للبنية التكوينية قياسًا بالمعايير الدولية الصادرة عن المجلس الدولي للأرشيفICA Standard ، وقد توصلت الدراسة إلى مجموعة من النتائج والتوصيات التي يُمكن أن تُساهم في تحسين جودة وكفاءة عمل الأنظمة موضوع الدراسة، وترسيخ وعي المؤسسات ولأفراد بأهمية أنظمة إدارة الوثائق والمحتوى المؤسسي وتطبيقاتها لقواعد ومُدد الاستبقاء.

الكلمات الرئيسية

الموضوعات الرئيسية

ملفات

شارك

إرسال الاستشهاد إلى

الإحصائيات