التحول الرقمي لوثائق وملفات وحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي: دراسة حالة

    تناولت الدراسة موضوع التحول الرقمي للوثائق والملفات الجارية في المؤسسات والكيانات الإدارية، وذلك من خلال دراسة الحالة على وثائق وملفات وحدة إدارة المشروعات PMU  بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي بإعتبارها نموذجاً للمؤسسات الإدارية المنتجة والمستقبلة لهذه النوعية من أوعية المعلومات، وتم من خلال الدراسة تتبع مراحل وخطوات عملية الرقمنة للوثائق والملفات التي تنتجها أو تستقبلها هذه الوحدة " أو ما يمكن أن نُطلق عليه الأرشيف الجاري لها "، والتي تمثلت في مرحلتين أساسيتين هما المرحلة التقليدية والمرحلة الإلكترونية.
   وقد استخدمت الدراسة أسلوب دراسة الحالة المتمثل فى وحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي؛ حيث قامت بالدراسة المتعمقة لوثائق وملفات الوحدة للمحاولة للوصول إلى حقائق يمكن تعميمها .
    وتوصلت الدراسة إلى عدد من النتائج المتمثلة فى عدم قيام وحدة المشروعات بوزارة التعليم العالي بالأخذ بوجهة النظر الأرشيفية أو الإستعانة بالمتخصصين في المجال قبل القيام بعملية التحول الرقمى لوثائقها وملفاتها ، وعدم الإعتماد على المعايير الأرشيفية فى مجال فهرسة الوثائق والملفات مثل معيار الوصف الارشيفى المرمز EAD.
    وقد خلصت الدراسة إلى عدد من التوصيات كان من أهمها ضرورة الإستعانة بالمتخصصين في مجال الوثائق والأرشيف عند إختيار أو تصميم نظام للتحول الرقمي للوثائق والملفات، بالإضافة إلى التأكيد على أهمية تجريب النظام الذي يتم إختياره أو تصميمه قبل تطبيقه على أوعية المعلومات الأرشيفية والتحقق من ملائمته لهذه النوعية من الوثائق والملفات المراد تطبيقه عليها وتحقيق النتائج المستهدفة منه.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[1] يُقصد بالتحول الرقمي للوثائق والأرشيف هو عملية تحويل الوثائق والملفات التقليدية من الشكل الورقي إلى الشكل الرقمي من خلال استخدام التقينيات التي تتوافر في الحاسبات وأنظمة المعلومات المختلفة.
[2] PMU= Project Management Unit